Bagian Kelima Memulai Minimarket Mandiri:

 Komputerisasi Minimarket

Posted on March 24, 2012 by WiD

Pada bagian kelima ini saya akan melanjutkan tulisan saya dengan topik komputerisasi minimarket. Bagi yang belum membaca tahapan sebelumnya langkah-langkah mendirikan minimarket mandiri, bisa dibaca di bagian keempat berikut.

Apakah komputerisasi minimarket mandiri perlu dan wajib? jawabannya adalah bukan suatu keharusan namun akan sangat memberikan manfaat apabila kita melakukannya. Komputerisasi yang saya maksudkan disini adalah stocking, tracking, pelaporan untung dan rugi, transaksi penjualan dan pembelian dengan menggunakan program point of sales (POS). Kita bisa saja melakukan semua kegiatan diatas secara manual. Namun pertanyaannya adalah, bagaimana kalau seandainya minimarket mandiri kita semakin berkembang dan stok barang semakin banyak? bagaimanakah cara efektif untuk melakukan semuanya? apakah dengan pencatatan manual akan menjamin laporan-laporan yang kita siapkan memberikan data akurat yang bisa menggambarkan keadaan minimarket kita sesungguhnya? apakah dengan cara manual kita bisa melakukan rekap berapa sebenarnya keuntungan atau bahkan kerugian kita dalam periode waktu tertentu? Apakah dengan cara manual kita bisa melakukan tracking penjualan setiap harinya? apakah dengan cara manual kita bisa melakukan deteksi kealpaan (saya tidak mau menyebut kecurangan) di meja kasir? dan beberapa pertanyaan lainnya. Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan di atas saya serahkan ke anda masing-masing.

Seandainya jawaban dari pertanyaan-pertanyaan di atas adalah kita tidak bisa melakukan dengan secara cepat dan akurat dengan cara manual, maka solusinya tidak lain dan tidak bukan adalah kita harus melakukan program komputerisasi di minimarket mandiri kita. Sekali lagi yang perlu ingat, minimarket yang kita dirikan ini adalah minimarket mandiri, bukan franchise. Dengan demikian segala sesuatu yang terkait dengan semua operasional minimarket, kita lah yang harus sediakan dan persiapkan, termasuk hal yang terkait dengan program komputerisasi ini.

Tahapan awal dari program komputerisasi tentu saja mencari vendor-vendor pembuat program POS, kemudian membandingkan dari sisi harga, teknis, kemampuan program POS yang kita inginkan, service after sales-nya seandainya kita mempunyai masalah. Bukan bermaksud promosi, saya bisa merekomendasikan salah satu vendor pembuat program POS yang mungkin bisa anda pertimbangkan untuk anda pilih, namanya PT MKT, alamatnya di Jalan Kaliurang KM9, Jogja. Saya sudah menjadi pelanggan mereka dari awal berdiri minimarket saya sampai saat sekarang ini, dan saya menggunakan produk program POS windows based dari mereka (cerita selengkapnya baca selengkapnya disini.) Setelah kita bisa memilih vendor dan menentukan program POS apa yang ingin kita gunakan, tahap berikutnya tentu saja menyediakan komputer, printer, dan barcode reader-nya. Supaya tidak ribet, menurut hemat saya lebih baik sekalian kita membeli satu paket melalui vendor yang kita pilih tadi. Maksud satu paket disini adalah membeli program POS, komputer, printer, dan barcode reader dari satu vendor. Bagaimana spesifikasi hadware diatas, bisa kita konsultasikan dengan vendor tersebut dan tentu saja disesuaikan dengan dana yang kita punya/siapkan untuk melakukan program komputerisasi ini.

Setelah semua siap, program POS sudah terpasang di komputer dan kita sudah bisa mengoperasikan (biasanya vendor akan menawarkan pelatihan gratis sesaat setelah kita membeli program POS dari vendor tersebut), langkah selanjutnya adalah memasukkan data-data item-item atau barang-barang yang ada di minimarket kita ke dalam program POS tadi. Masing-masing program POS mempunyai Graphic User Interface (GUI) sendiri-sendiri. Namun biasanya hal umum yang bisa dijumpai di semua program POS adalah adanya menu untuk memasukkan item/barang, menu untuk penjualan, rekap dan pelaporan. Saya sarankan anda turun langsung dan mencoba sendiri memasukkan item-item tersebut dengan program POS yang baru anda pasang, karena dengan begitu pada nantinya anda bisa melatih karyawan-karyawan anda sendiri dan tentu saja anda akan menjadi lebih tahu seluk beluk program POS yang anda pasang, untuk menghindari kealpaan-kealpaan yang mungkin terjadi setelah minimarket anda benar-benar secara penuh mengimplementasikan dan beroperasi dengan program POS tersebut. Pengalaman saya pada saat untuk melakukan inventarisasi dan memasukkan data-data item atau barang yang ada di minimarket butuh waktu kurang lebih sebulan penuh sampai benar-benar semua data masuk ke dalam program POS dengan menggunakan tenaga 2 orang full time khusus untuk melakukan input data. Namun tentu saja durasi waktu dan berapa jumlah tenaga yang diperlukan untuk melakukan hal tersebut diatas tergantung dengan jumlah item atau barang yang ada di minimarket kita masing-masing.

Ada beberapa keuntungan yang bisa kita dapatkan dengan memasang dan menggunakan program POS di minimarket kita. Selain pencatatan transaksi dan laporan yang lebih akurat, dari sisi konsumen juga akan lebih merasa nyaman berbelanja di tempat kita, karena mereka akan mendapatkan kepastian harga dan struk pembelian yang pasti. Dari sisi kita, kebanggaan akan kita dapatkan, karena kita bisa memberikan pelayanan kepada pembeli dibarengi dengan teknologi. Bisa jadi nanti dari mulut ke mulut, satu pembeli ke pembeli berikutnya, akan berkembang informasi bahwa berbelanja di minimarket kita terasa nyaman, karena semua serba terdata di komputer.

Selain program POS, hal lainnya yang tidak kalah penting yang bisa kita pertimbangkan untuk dipasang di minimarket kita adalah memasang perangkat CCTV. Namun tentu saja urgensinya disesuaikan dengan kondisi minimarket dan lingkungan di sekitar minimarket kita masing-masing. Banyak vendor yang menawarkan program pemasangan CCTV dan kita tinggal memilih mana yang kira-kira cocok dengan kondisi dan keperluan kita. Dengan maraknya pemberitaan tentang tindak kejahatan yang menimpa minimarket-minimarket, tidak ada salahnya kita memasang perangkat CCTV ini. Berapa jumlah kamera CCTV yang akan kita pasang, bisa kita sesuaikan dengan seberapa luas bangunan minimarket tadi. Menurut hemat saya kamera-kamera CCTV yang kita pasang sebisa mungkin meng-cover semua isi ruangan minimarket, bagian depan, tengah, belakang, bagian kasir, pintu masuk, dan halaman luar/parkir minimarket. Dengan memasang perangkat CCTV secara psikologis akan memberikan jaminan keamanan kepada pembeli untuk berbelanja di minimarket kita, selain itu memberikan terapi kejut kepada orang-orang yang mempunyai pikiran jahat untuk berpikir ulang seribu kali untuk melakukan tindak kejahatan di minimarket kita tadi.

Tweet

Postingan terkait:

Ditulis BOLU — Sunday, January 27, 2013 — Add Comment